Préparer une réunion de travail : comment s’y prendre ?

La plus grosse partie du travail d’une réunion se fait durant la préparation. La personne qui a la charge de l’organisation de la réunion se retrouve confrontée à des choix qui lui sont souvent difficiles à faire. Il est laissé à lui-même. Il doit alors prendre ses responsabilités et se tailler un profil de manager digne du nom en réussissant son organisation. Une réunion est à prendre au sérieux et à concevoir comme un projet dans les moindres détails afin d’optimiser le temps que chacun des participants viendra y passer. Pour réussir, des bases sont à connaître et à installer pour mieux faire fructifier la réunion et ses apports. Selon le domaine d’activité, tout est à définir.

L’objectif de l’organisation de la réunion

Avant de penser à organiser une réunion, il est bienséant de savoir en quoi cette dernière s’avère utile. C’est une interrogation capitale qui vient installer les bornes du champ d’organisation. Il est donc indispensable de connaître la raison pour laquelle on organise cette séance. L’objectif est à définir sur plusieurs bases.

  • Domaine d’exercice : suivant le domaine dans lequel l’on exerce ou pour lequel l’on organise l’entrevue, il est bien de cibler les besoins de tous en général. On doit pouvoir faire le point sur ce qui est habituellement fait et ce que cela apporte de nouveau de se retrouver pour parler.
  • Base de données des participants : les différents participants ont une base de connaissances et de données dont ils font usage en ce qui concerne leur vie professionnelle. Il ne faut pas passer outre cela et leur proposer autre chose. Ce qu’ils veulent et peuvent est à déterminer pour ne pas les ennuyer.

Si vous avez connaissance de l’objectif, il vous est plus facile de savoir qui inviter et l’apport de cette personne à la réunion.

L’élaboration d’un plan

Organiser-reunion

Tout projet a besoin d’un plan pour être performant au plus haut point. Il faut à partir de l’instant où vous connaissez l’objectif de la réunion vous asseoir pour faire un plan. Cela va accélérer les évènements. Vous avez à prévoir le thème et l’ordre du jour, la réservation de la salle et la mise au courant des différents participants sans oublier le choix de l’horaire idéal.

Il s’agit de concevoir un canevas d’actions à mener sans oublier que c’est le terrain qui commande. Tout en vous préparant à toutes les éventualités, ne mettez pas de côté que vous n’êtes pas capable de tout prévoir. Votre capacité de réaction est également à mettre à l’épreuve.

La convocation des participants

Les participants ont besoin d’être informés au plus tôt pour mieux arranger leur agenda. N’oubliez pas que vous avez décidé de la date et de l’heure pour eux. Permettez-leur alors d’avoir un peu de temps pour intégrer cela à leur calendrier. N’omettez aucune information utile. Les moyens les plus conventionnels sont les notes, les mails. Vous avez quand même aujourd’hui la possibilité de les joindre autrement. Profitez de votre téléphone au maximum en les appelant tous et en le leur rappelant de temps en temps. Cela va les mettre dans le bain. Il faut que vous puissiez être rassuré par les différents participants. Ils doivent confirmer individuellement leur présence à la séance. Cela va vous dégager un espace libre. Vous aurez réglé avec certitude le plan invitation.

La responsabilisation de chaque participant

Chaque membre du groupe doit avoir une utilité. Vous ne pouvez pas tout faire tout seul durant la réunion. Alors, déléguez des personnes pour certains rôles. Pour préparer un travail en équipe, il convient de faire savoir à chacun des membres leurs différents rôles. Ils sont censés savoir en quoi ils peuvent aider et s’arranger pour répondre efficacement. Ils doivent comprendre que si cela foire d’un côté donné c’est de leur faute. Chacun travaille pour que la séance soit une réussite.

Dans cet esprit, s’il s’agit d’une séance hebdomadaire pour un bilan, chaque partie va devoir présenter son bilan. C’est obligatoire pour chaque participant de faire le bilan de son secteur. Pour présider la séance, un animateur peut être désigné ou le plus haut dirigeant de l’entreprise présent gère la réunion du début jusqu’à la fin.

Les matériels à utiliser pendant la réunion

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Peu importe le caractère sérieux ou moins sérieux d’une séance, le mieux à faire est de s’assurer de la disponibilité du matériel. Il s’agit entre autres des différents éléments dont les participants auront besoin pour le bon déroulement de la séance. Chaque participant ne pouvant pas se déplacer avec un projecteur, vous devez vous assurer de la disponibilité du projecteur. Prenez un peu de temps pour revenir sur les minimes détails : vérifiez s’il y a de l’électricité et où se trouve la source d’alimentation, à quelle fréquence il y’a interruption de l’alimentation en énergie électrique.

Tous les documents nécessaires sont à apprêter avant le jour et l’heure de la réunion. Il est facile de perdre beaucoup de temps durant la réunion pour des détails qui vous ont paru futiles. Vous organisez la réunion, faites de votre mieux pour qu’il n’y ait aucune faille dans la structuration du travail.

L’animation de la réunion

Ce n’est pas courant de voir quelqu’un préparer une réunion sans en être l’animateur principal, sauf s’il est dans une entreprise et en a reçu l’ordre de son chef. Dans ces cas, l’animation de la séance est confiée à une autre personne. Dans la majeure partie des cas, il est bien que vous fassiez ce qu’il faut pour ne pas être surpris à l’entame de la séance d’être désigné comme animateur. Apprêtez-vous convenablement en ce qui concerne la présentation physique et veillez à briller intellectuellement.

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